Page 314 - 2014 FAALİYET RAPORU

2014 YILI FAALİYET RAPORU

c. Gündeme alınan konuları gündemdeki sırasına göre Encümen Karar
defterine kayıt etmek.
d. Encümence, usul ve esas yönünden uygun görülmeyen evrakları
müdürlüğüne iade etmek.
e. Encümence verilen kararların anında encümen karar defterine
yazılmasını ve toplantı sonunda encümen başkanı, üyeler tarafından
imzalanmasını sağlamak.
f. Varsa encümen kararına katılmayan üyelerin gerekçelerini karar
metnine ve karar defterine aynen yazılmasını sağlamak.
g. Onaylanması gereken Encümen Kararlarını Belediye Başkanının
onayına sunmak.
h. Encümeninin salt çoğunluk olmaması nedeniyle toplanamaması
halinde, durumun karar defterine yazılmasını sağlamak.
i. Seçilmiş üyelerden toplantıya katılmayanların mazeret
gerekçelerinin yazılmasını sağlamak.
j. İmza işlemleri tamamlanan kararları gecikmeden ilgili birimlere
göndermek.
k. 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu'na göre yapılacak ihalelerin
hazırlıklarının takibini yapmak ve ihalenin yapılmasında Encümen üyelerine
yardımcı olmak.
l. Encümen Üyelerinin toplantılara katılıp katılmadıklarının tespitini
yapmak.
m. Encümen kararlarını dosyalar halinde ve sayısal ortamda
arşivlemek.
n. Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğindeki hükümler saklı kalmak
ve Başkanlık Makamına bilgi vermek kaydıyla; ilgililerin talebi halinde,
Encümen kararlarının aslı gibidir onayı yapılmış nüshalarını ilgili kişi ve
kurumlara vermek.
5393 sayılı Belediye Kanununun 33. maddesi gereğince; Belediye
Encümeninin teşekkülü konusunda Başkanlık makamı ve Belediye Meclisinin
karar alma sürecinde yapılması gereken iş ve işlemlerin sekreteryasını
yapmak.
Bilgi İşlem Müdürlüğü ile koordinasyon halinde; Belediyemize gelen
evrak ile Belediyemizden giden evrakın kayıtlarının, Belediyemizce kullanılan
yazılım programına uygun olarak elektronik ortamda tutulmasını sağlamak.
Evlendirme işleri ile ilgili görevleri yapmak. Bu kapsamda;
a. Belediye Başkanlığınca kendilerine verilen yetkiye istinaden
birbirleri ile evlenmek isteyen kadın ve erkeğin evlenmeye dair müracaatlarını
kabul etmek.
b. Gerekli evrakları hazır olanların evlenme akdini yapmak.

285