Page 636 - 2015 FAALİYET RAPORU

KARESİ BELEDİYESİ 2015 YILI İDARE FAALİYET RAPORU

Belediyeye yazılı ve sözlü (telefon, faks, posta, e-mail) olarak gelen talep ve
şikâyetlerin değerlendirilip çözülmesi yönünde konunun ilgili birimlere aktarılmasını sağlamak
ve en kısa zamanda vatandaşı sonuçtan haberdar etmek. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı
Kanunu uyarınca Bilgi Edinme Birimine şahsen, posta ve Internet aracığıyla yapılan
başvuruların kaydını yapmak ve ilgili birim veya birimlere sevk etmek. Yıl içerisinde Bilgi
Edinme Birimine yapılan başvuruların istatistiğini Bilgi Edinme Değerleme Kuruluna
göndermek.

Belediye Meclis Toplantılarının sekreteryasını yapmak. Bu kapsamda;

a. Meclisin işleyişinin, görüşmelerinin, karar alma şekil ve yöntemlerinin; kanun ve
yönetmelik hükümleri dâhilinde yapılmasını sağlamak.

b. Meclis toplantılarının yapılabilmesi için, toplantı sırasında ihtiyaç duyulabilecek her
türlü malzemeyi toplantı salonunda hazır bulundurmak, Meclis salonu ve görevlilerinin
organizesini yapmak ve toplantıların sağlıklı bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak.

c. Belediye Başkanı tarafından belirlenen Meclis gündemini ilgili mevzuat hükümlerine
göre Meclis Üyelerine ve halka duyurmak.

d. Müdürlüklerin, Meclis Gündemine alınması için gönderdikleri önerileri Başkanlık
Makamına sunmak, eksik olan evrakları ilgili Müdürlüğe iade etmek.

e. Meclisin devamının sağlanması ve Meclis Üyelerinin toplantılara gelip
gelmediklerinin Meclis Başkanlığınca kontrolünü sağlamak amacıyla Hazirun Cetvelini
hazırlamak ve toplantı girişinde meclis üyelerine imzalatmak.

f. Meclis İhtisas Komisyonlarının çalışmalarında görev yapmak üzere yeterince
raportör görevlendirmek.

g. Meclisten İhtisas Komisyonlarına havale edilen evraklar hakkında ilgili birimi
bilgilendirmek, Komisyon toplantısında görüşülmek üzere İlgili dosya veya evrakı ilgilisine
teslim etmek.

h. Meclis Üyelerinin huzur haklarına yönelik olarak; her ay katıldıkları meclis ve
komisyon toplantılarının tespitini yapmak.

i. Meclis toplantılarının görsel ve işitsel kayıtlarını ve bu kayıtların çözümünü
yaptırmak, toplantı tutanaklarını tutmak ve redakte etmek, meclis kararlarını ve komisyon
raporlarını yazmak, Meclis Başkanı ve Katipler ile Komisyon Üyelerinin imza işlemlerini
tamamlatmak, alınan tüm kararlar için mevzuatta öngörülen süreler içinde gerekli diğer
işlemlerin yapılmasını sağlamak.

j. Büyükşehir Belediye Başkanlığına ve Kaymakamlığa gönderilmesi gereken Meclis
kararları ve evraklarını hazırlamak, mevzuatın belirlediği zaman içerisinde göndermek ve
sonucu hakkında ilgili birim müdürlüğüne ve Belediye Başkanına bilgi vermek.

k. Kesinleşen kararları bekletmeksizin ilgili birimlere bildirmek.

l. Bir önceki meclis toplantısında alınan Meclis kararlarını, sonraki ilk gelen Meclis
toplantısında Meclis üyelerine dağıtmak.